Com o “novo normal” se instalando nesse momento de pandemia, muitas mudanças aconteceram e continuarão acontecendo no mundo corporativo.
Tornou-se comum (e até mesmo recomendada) a prática do Home Office e apesar de muitos apoiarem a ideia, é preciso ter alguns cuidados para não comprometer a produtividade no trabalho.
Produtividade principalmente quando falamos em reuniões, pois “desvios” podem ocorrer, afinal esse momento além do foco da reunião em si tornou-se também um momento de descontração entre colegas que já não se veem ou se falam todos os dias.
Separamos aqui 5 dicas que vão te ajudar a tornar sua reunião mais produtiva. Boa leitura!
Convoque apenas pessoas diretamente relacionadas à pauta
É bom ter em mente que nesse momento de pandemia, poucas pessoas estão sozinhas em casa.
Muitas têm filhos, marido ou esposa, cachorros; então as reuniões sempre estão sujeitas a alguns ruídos externos, por mais que exista a função de desligar o microfone, o ideal é que estejam presentes na reunião apenas aqueles que contribuirão de alguma forma.
Sem contar que convidar pessoas que não estejam diretamente relacionadas à pauta compromete também a produtividade da mesma que poderia direcionar sua atenção à outra atividade naquele momento.
Utilize recursos virtuais e interativos
Essa dica também é válida para reuniões presenciais, mas sua importância em reuniões on-line é ainda maior.
Quando não estamos vendo pessoalmente uma pessoa, às vezes as reuniões acontecem com a câmera desligada, pode ser mais difícil focar no assunto e acompanhar de maneira produtiva.
Uma solução pode ser a utilização de recursos visuais que ilustram o que o locutor está falando e os demais podem acompanhar o raciocínio de forma mais clara!
Principalmente quando falamos em reuniões que envolvam números e resultados, utilizar fluxos, planilhas e gráficos despertam o interesse na comunicação.
Fique atento à periodicidade das reuniões
Muitas vezes quando deixamos para realizar uma reunião mensal, o assunto pode se estender de tal forma que a torna improdutiva, reuniões longas de duas horas por exemplo acabam dispersando os ouvintes, principalmente neste modelo à distância.
O ideal é que sejam feitas com maior periodicidade e que sejam mais curtas, com duração de até 45 minutos. Dessa forma você não compromete nem a produtividade da reunião e nem do dia de trabalho dos colaboradores.
Trate assuntos particulares ou triviais ao final da reunião
Sabemos que com o isolamento social e a nova prática do home office, qualquer oportunidade de conversar com os colegas, que antes você via diariamente, deve ser aproveitada, afinal isso estreita os laços entre os colaboradores e torna o ambiente de trabalho mais produtivo.
Mas se o “bate-papo” ocorrer no início da reunião, pode acabar se estendendo de forma que quando a reunião de fato começar você já está atrasado para outra reunião ou precisa correr para terminar o relatório até o final do dia.
Então foque na reunião e reserve cinco minutos finais para a socialização de todos, fazer isso ainda tornará a reunião mais leve e com sensação de missão cumprida!
Escolha o local ideal e verifique sua conexão
Muitas vezes com a família em casa, realizar a reunião longe da bagunça pode se tornar um desafio.
Se for possível ir para um lugar mais tranquilo, ótimo, mas se não for é válido conversar com as pessoas ao seu redor para que elas saibam que você está em reunião.
De qualquer forma, neste momento, ninguém está sendo super rígido com relação à isso e reuniões interrompidas por crianças e latidos de cachorro já até renderam bons memes!
Com relação à conexão, nada pior que ter sua reunião comprometida por uma má conexão da internet não é mesmo? Importante verificar se está tudo ok alguns minutos antes, dessa forma você tem tempo de testar seus dispositivos caso um deles não esteja entregando a velocidade necessária.
Por sorte os aplicativos de reunião à distância hoje em dia podem ser acessados por celular, tablets e computadores, o que também facilita na mobilidade caso precise mudar de um ambiente para outro.
Leia também: Salas de reunião: o profissionalismo e a infraestrutura que seu negócio merece
Gostou dessas dicas? Como está a produtividade da sua reunião?
Se você busca um espaço onde possa otimizar seu trabalho e ter ainda a possibilidade de utilizar salas de reunião num ambiente corporativo, conheça nossos planos e venha para o Escritório Virtual Brasil!
