Você passa mais tempo procurando documentos, suprimentos, e-mails ou o carregador de celular do que trabalhando?
Nesse caso, você está perdendo um tempo de trabalho valioso. Mas a boa notícia é que voltar aos trilhos requer apenas um pouco de planejamento, comprometimento e consistência.
Listamos algumas dicas a seguir que podem ajudá-lo a transformar seu espaço de trabalho em um local sereno e produtivo, facilitando encontrar arquivos, documentos, suprimentos e ficar em dia com projetos em andamento e prazos.
Acompanhe a leitura a seguir e saiba mais!
Limpe o seu espaço de trabalho
Vamos encarar. Se você está lendo isso, provavelmente está lutando para controlar o caos que é o seu espaço de trabalho. Por onde começar?
O primeiro passo é se livrar das coisas desnecessárias que ocupam o valioso espaço do seu escritório. Examine as pilhas de papéis e livre-se delas. Limpe as gavetas de sua mesa e armários de arquivo e jogue fora (ou recicle) tudo o que não usou nos últimos seis meses.
Quando você ficar com apenas os itens necessários e tiver removido o excesso de desordem, poderá organizar mais facilmente o que sobrou.
Reorganize seu escritório
Em seguida, avalie o layout da mobília em seu espaço recém-purgado com base em como você trabalha. Se você tiver que se levantar toda vez que precisar jogar algo fora ou substituir um arquivo, sua área de trabalho pode facilmente se tornar sua lixeira / armazenamento de arquivos.
Organize móveis, arquivos e recipientes de lixo de modo que sejam fáceis e rápidos de acessar.
Organize sua área de trabalho
Mantenha apenas suprimentos que você precisa diariamente em sua área de trabalho ao seu alcance. No mundo digital de hoje, você provavelmente não precisa manter um copo cheio de canetas e lápis ou garrafas de white-out, mas seu computador, telefone, algumas canetas, um bloco de notas e um grampeador devem estar ao alcance do braço alcançar.
Crie também um sistema de fluxo de trabalho em papel para todos os documentos recebidos. Uma caixa de entrada é para itens que ainda não foram revisados, uma caixa em processo é para itens em que você está trabalhando e seu sistema de arquivamento ou recipientes de lixo cuidarão dos itens quando você terminou.
Cuidado para não olhar para os documentos e colocá-los de volta na mesa. Tome a decisão de agir e siga em frente.
Desenvolva um sistema de arquivamento
Não há certo ou errado quando se trata de desenvolver um sistema de arquivamento, desde que corresponda à sua maneira de trabalhar e possa ser facilmente mantido. Dependendo de sua preferência pessoal, você pode arquivar em ordem alfabética, por projeto, por cliente ou algum outro método que funcione para você.
Classifique, arquive e elimine regularmente documentos eletrônicos e impressos para evitar que a desordem se acumule.
Uma lista mestre (índice) de nomes de arquivo pode ajudar a evitar a criação de duplicatas e ajudar a manter a organização de novos arquivos, clientes e projetos.
Mantenha os documentos mais recentes na frente do arquivo para acesso imediato e certifique-se de verificar a política de retenção de registros da sua empresa para garantir que você não está se desfazendo de registros importantes.
Arquive registros antigos em caixas de banco ou invista em um scanner digital para armazenar documentos eletronicamente.
Gerencie o tempo
Esteja você ainda usando um notebook e caneta, software para PC ou um aplicativo em seu smartphone, manter uma lista de tarefas em execução pode garantir que você esteja de acordo com o cronograma e que compromissos e prazos não sejam perdidos.
Reserve pelo menos uma hora por dia de trabalho para se concentrar em projetos e itens de ação. Controle seu tempo por uma semana para ter uma noção melhor de quanto tempo certas tarefas levam antes de você começar a programar dessa forma.
Dividir grandes projetos em etapas menores e programar tempo durante o dia para trabalhar em cada um pode reduzir o trabalho de grandes atribuições.
Monte um cronograma
Agende um tempo em sua lista de tarefas diariamente para lidar com e-mails e retornar ligações. Faça isso uma vez pela manhã e uma vez a cada tarde, para maior eficiência.
Anote na agenda, cada chamada telefônica para não esquecer pontos importantes e, se tiver que deixar uma mensagem, esboce exatamente a resposta de que precisa para que outras pessoas possam obter exatamente as informações ou ações de que você precisa para concluir sua tarefa.
Organize-se digitalmente
Ser organizado eletronicamente é tão importante quanto ser fisicamente organizado, por isso, crie diferentes pastas e subpastas em sua caixa de entrada de e-mail para cada cliente e projeto, de modo que, quando novos e-mails chegarem, você possa agir rapidamente e arquivar comunicações.
Dessa forma, quando um novo e-mail chegar, você poderá agir sobre ele e arquivá-lo em sua pasta eletrônica apropriada.
O armazenamento digital de documentos deve ser configurado para espelhar seu sistema de arquivamento físico, com pastas e subpastas para armazenar registros e documentos.
Para materiais arquivados, um provedor de armazenamento baseado em nuvem pode ser uma ótima maneira de armazenar projetos concluídos ou arquivos de que você não precisa todos os dias.
Ritualize seu dia de trabalho
A organização não é uma proposição pronta; você deve acompanhar o fluxo de documentos, arquivos, projetos e comunicações.
Quando terminar de trabalhar durante o dia, dedique cerca de 15 minutos para atualizar sua lista de tarefas, arquivar projetos concluídos e substituir itens em andamento em seus devidos lugares.
Isso contribui para um início limpo, fresco e organizado quando você chega ao trabalho na manhã seguinte.
Gostou das dicas? Leia também Como otimizar o tempo no trabalho e aproveitá-lo melhor?
