Trabalhar como freelancer à distância é uma coisa. Mas gerenciar um time online de mais de 10 pessoas por mais de 100 projetos é um desafio gerencial bem mais complexo.

Pensando nisso, montamos uma lista de dicas resumindo como é possível usar algumas ferramentas para fazer a gestão de pessoas online e também resolver (e evitar) problemas comuns em times remotos.

Vamos nessa?

Tenha um canal de comunicação interna específico para cada cenário

Existem inúmeras ferramentas para a comunicação interna da sua equipe. Cada uma sendo a ideal para uma certa necessidade.

Por isso, para a paz de todos, escolha e alinhe bem com seu time quais são as formas de comunicação interna “oficiais” e quando cada uma deve ser usada. Como por exemplo:

Conversas rápidas e informais: Slack

O Slack é nossa versão digital do bebedouro no corredor. Possibilita conversar em canais ou chats privados sobre temas pontuais e também sobre “o mundo fora do trabalho”. Além de obviamente fazer muitas piadas uns com os outros, uma necessidade.

Discussões complexas e/ou que precisam ficar documentadas: e-mail

E-mail não é uma ferramenta tão cool mas existe um motivo para ela ser essencial até hoje. Se uma discussão irá tomar mais tempo, envolverá um certo volume de considerações nas respostas e precisa ficar documentada para rápida consulta posterior, não existe nada melhor do que o bom e velho e-mail.

Além disso, o e-mail é a melhor ferramenta para a comunicação assíncrona. Ou seja: quando a interação de cada pessoa irá acontecer em momentos diferentes.

Urgências: Telefone e Telegram

Por mais que se planeje, você sabe que coisas inesperadas e urgentes sempre aparecem. E para esses casos que não podem esperar, nada mais útil que o revolucionário canal de comunicação chamado telefone. Impressionante como funciona bem. Para resolver urgências em grupo há também o Telegram.

Documente tudo que você puder

Está aí algo que pode salvar ou destruir um time remoto: documentação.

Processos, projetos, responsabilidades, tarefas… Tudo que envolve o funcionamento da sua equipe precisa ser documentado ao máximo e da melhor maneira possível.

Lembre-se: no trabalho remoto, as pessoas no seu time não têm a opção de simplesmente virar para o lado e cutucar o colega para tirar uma dúvida processual ou se inteirar sobre como um projeto está. Possivelmente o seu time estará inclusive trabalhando não só em lugares diferentes mas também em horários diferentes.

Por isso, é muito importante que qualquer dúvida que possa surgir esteja esclarecida em algum material de fácil acesso na nuvem.

Cada membro de um time remoto precisa ter condições de fazer seu trabalho de qualquer lugar a qualquer hora.

O Google Drive é uma excelente opção para armazenar PDFs e Docs que explicam o funcionamento geral da empresa e as responsabilidades de cada cargo.

Não ignore a eficiência dos vídeos para comunicação interna

Uma mídia excelente para documentar informações internas e que ainda é pouco usada: vídeos. É possível ter vários resultados interessantes ao optar pela documentação de algumas informações (e até mesmo treinamentos) em vídeo ao invés do bom e velho PDF/DOC.

Facilite o feedback do time

Não é porque um time é remoto que ele não precisa de preocupações de RH. Aliás, possivelmente ele precisa ainda mais do que uma equipe presencial. Afinal, mais uma vez, a distância pode tanto dificultar a troca de feedbacks motivadores como também mascarar alguns pequenos problemas em desenvolvimento que, se não resolvidos, podem se tornar grandes bombas.

Por isso, nos preocupamos muito em dar ao nosso time condições de passar feedbacks sinceros (entre eles ou aos gestores) e até mesmo anônimos, se assim quiserem.

Gerencie bem seus freelancers

Equipes remotas frequentemente contratam diversos freelancers para a execução de algumas atividades importantes e, como eles também estarão trabalhando à distância, você precisa ser muito organizado na sua relação com eles se quiser evitar grandes desentendimentos. Tudo que eles devem fazer e saber precisa estar documentado e facilmente acessível. A ferramenta Trello ajuda muito a facilitar essa tarefa.

Gerencie bem a você mesmo

Em uma iniciativa remota, a primeira coisa que você precisa gerenciar bem é a você mesmo.

Sim. Muita gente não consegue se adaptar ao trabalho à distância justamente por dificuldades de lidar consigo mesmo. Disciplina com horários, capacidade de se auto-motivar, foco, saber dizer não às dezenas de prazeres ao redor… Ou seja, “trabalhar de casa” não é tão simples quanto parece.

Cuide das suas senhas

A gestão de pessoas online comumente depende de várias ferramentas online. E sabe o que todas essas ferramentas têm em comum? Elas precisam de logins e senhas para serem acessadas.

Não subestime o quanto pode ser complicado gerenciar e compartilhar senhas em um time. Isso pode custar fortunas em horas e stress. Fora o imenso risco à segurança gerado pela má gestão e documentação de senhas.

Não existe uma receita de bolo perfeita para o trabalho remoto. O ideal é fazer testes A/B para otimizar a qualidade e eficiência do seu trabalho à distância. Até porque, a cada dia surgem novas tecnologias e possibilidades nesse mercado. Então, esteja sempre atento!