É fácil para você identificar e consertar os erros que a sua equipe comete no trabalho? Dependendo do seu nível de autoconfiança, só o fato discutir esses problemas abertamente com seus colaboradores pode ser uma missão impossível. Contudo, consertar erros cometidos por grupos de pessoas é muito mais difícil do que reparar nossos próprios erros.
E a boa notícia, é que é possível corrigir falhas generalizadas da equipe e isso pode ser feito nas reuniões. Então vamos descobrir como fazer uma reunião de trabalho que ajude a evitar erros e consertá-los.
Mesmo que você não esteja trabalhando em um time ágil, investigar o andamento do seu trabalho para encontrar formas de melhorar dali para frente pode ser a diferença entre a sua equipe cometer erros consistentemente ou mudar para melhor.
E aqui vai o melhor: mesmo que sua equipe faça essas reuniões regularmente, com que frequência ela realmente muda como resultado delas? A maioria das equipes diz que vai resolver um problema, mas no fim nada muda.
Muitas equipes só dizem que vão mudar, seja por intimidação ou por falta de adesão e comprometimento. Mas só porque novos processos ou regras da equipe são difíceis de implementar, isso não significa que os desafios não devam ser encarados de frente.
Então a questão é a seguinte: se reuniões focando em melhoria contínua são a melhor forma de identificar e reparar os erros da sua equipe, como fazer uma reunião de trabalho que realmente leve à mudança?
Como conduzir uma reunião de equipe que leve à mudança
Reuniões eficientes, que focam em melhoria contínua e levam a mudanças reais, se apoiam em 3 fatores: pessoas, processos e acompanhamento.
Pessoas: Convidar as pessoas certas para a reunião.
Processo: Facilitar a reunião de modo a incentivar a participação e ajudar a equipe a focar nos assuntos mais importantes. Isso é importante para incentivar as pessoas a falarem, especialmente se você trabalha com um time remoto.
Acompanhamento: Comprometer-se com os itens de ação. O seu trabalho não termina quando a reunião acaba. Agora você realmente tem que fazer algo para mudar.
Aqui estão 5 dicas práticas que você pode utilizar para convidar as pessoas certas para a reunião, conduzir um bom processo e incentivar o acompanhamento dos pontos de ação.
1. Convide apenas as pessoas necessárias
Algumas fontes sugerem que você nunca deve convidar mais de 7 pessoas para uma reunião. Apesar de ser um conselho difícil de colocar em prática, garanta que a lista de convidados para a reunião se limite a quem tomará as decisões ou quem será diretamente impactado por elas.
Para cada pessoa que você for convidar, pergunte-se: “se por algum motivo essa pessoa não pudesse comparecer à reunião, ainda conseguiríamos identificar e analisar bem os problemas da nossa equipe?” Se a resposta for “sim”, então essa pessoa não deveria ser convidada. Se elas não acrescentarem valor à conversa, a reunião é uma perda de tempo para você e para elas.
2. Lembre-se que quem participa remoto também faz parte da equipe
Se você já foi a única pessoa a participar remotamente de uma reunião, você sabe como isso pode ser difícil.
Uma solução é designar uma pessoa que está participando presencialmente para “fazer dupla” com quem está remoto. Se essa pessoa não conseguir falar na reunião, é responsabilidade da dupla fazer com que isso aconteça.
Outra solução é exigir que o time se torne uma nebulosa. Na prática, isso significa que se uma pessoa participa remotamente, todas as outras devem fazer o mesmo, de modo que a reunião aconteça por ligação ou por vídeo, mesmo se o resto da equipe estiver no mesmo escritório. Isso vai ajudar a colocar todos no mesmo nível e a cultivar a empatia no trabalho.
Leia também: Conheça os principais estilos de comunicação para gerenciar no trabalho.
3. Use técnicas de facilitação
Veja este exemplo: para criar um espaço que facilite a participação de pessoas introvertidas, facilitadores podem escolher usar o brainwriting para gerar ideias rapidamente.
Assim como o brainstorming, o brainwriting é uma técnica que permite que os grupos gerem ideias rapidamente. Mas, o brainwriting difere da técnica de brainstorming, pois as pessoas anotam suas ideias em papel adesivo ou pedaços de papel antes de compartilhar com o grupo. O brainwriting não apenas acelera o processo de geração de ideias, como também incentiva todas as pessoas a participarem em pé de igualdade.
Aqui vai outro exemplo de como facilitar discussões abertas de forma eficiente:
Para garantir que uma ampla variedade de opiniões seja considerada, facilitadores podem perguntar: “Existem outras opiniões sobre esse assunto?” ou “Como outra pessoa veria isso?”
Perguntas como essas abrem espaço para que as pessoas contribuam. De outro modo, elas poderiam se sentir desconfortáveis para falar.
4. Siga a energia
Uma forma de decidir é por consentimento. Nesse tipo de tomada de decisão, o grupo concorda em decidir assim que encontrar uma solução “boa o bastante“. Em vez de esperar pelo melhor caminho a seguir, você espera até que não haja nenhuma objeção e então se compromete a executá-la.
O item de ação que tiver o maior número de “votos de energia” é o que tem mais chances de ser colocado em prática. Mesmo que algumas pessoas prefiram outra ação, elas consentem em trabalhar naquela em que há mais energia.
5. Foque em uma coisa de cada vez
A real é que mudar é difícil, mesmo que sejam mudanças pequenas. Quantas vezes você já falou: “vou começar a escrever meu relatório mensal!” e daí enrolou para cumprir o prazo até que o dia 31 foi chegando?
Isso acontece porque você, assim como todos nós, é naturalmente resistente à mudança. É mais fácil falar sobre romper esses maus hábitos do que agir.
Quanto nós estamos em uma reunião de melhoria contínua, muitos de nós só pioram o processo de desenvolvimento ao tentar consertar muita coisa de uma só vez. Nós falamos sobre os 5 ou 10 principais problemas que enfrentamos, pensamos em soluções possíveis para cada uma delas e encerramos o dia.
Em vez de ter conversas superficiais sobre muitos problemas, tenha conversas profundas sobre um único problema. Passe um tempo analisando as causas raízes do problema, usando, por exemplo, a Técnica dos 5 Porquês.
Hora de começar a melhoria!
Nenhuma equipe é perfeita e, francamente, perfeição nem deve ser o objetivo. Saber como fazer uma reunião de trabalho que foque na melhoria contínua é o primeiro passo para reduzir as chances de a sua equipe continuar a cometer os mesmos erros.
Para saber mais dicas sobre como administrar melhor sua empresa, confira nosso blog.
