Abrir sua caixa de entrada em uma manhã de um dia de semana o leva direto ao modo de pânico, antes mesmo de tomar um gole de café? Você abre sua caixa de entrada e ela está cheia de mensagens de trabalho, notificações de notícias, ofertas promocionais, newsletters de marcas, e-mails pessoais – a lista continua. Depois de passar por eles, você perdeu um tempo precioso de concentração que poderia ter sido usado em tarefas que realmente importam.
Embora o objetivo do e-mail seja agilizar a comunicação, às vezes ele se torna uma ferramenta contraproducente quando a caixa de entrada exige muito tempo e esforço para ser gerenciada. Muitos e-mails são simplesmente desnecessários e continuamente nos distraem do trabalho crítico que precisamos realizar.
Resumindo, o e-mail pode ser extremamente prejudicial à nossa produtividade se permitirmos. Veja como melhorar suas habilidades de gerenciamento de e-mail para que sua caixa de entrada não controle você.
Processe em lote seus e-mails
Considere quebrar seus hábitos de “reação” agendando um horário para verificar seus e-mails de propósito. Ao planejar um horário específico para agir em sua caixa de entrada, você ficará surpreso com quanto tempo ganhará em vez de perder o dia reagindo a cada mensagem. Em seu período provisório de ser um batcher, teste diferentes horários do dia para verificar o e-mail que complementa sua programação, fluxo de trabalho e níveis de energia.
Após reservar intervalos de tempo para ler e-mails, priorize os importantes e ignore o resto. Se você planeja receber e-mails urgentes durante o dia, pode filtrá-los em uma pasta separada para vê-los conforme chegam. A ideia por trás do batching é não deixar o e-mail comandar sua vida – em vez disso, você escolhe o momento que funciona melhor para você lidar com ele.
Experimente a regra dos dois minutos
Ao verificar o e-mail, tente implementar a regra de dois minutos, que afirma – se a próxima ação que você precisa fazer em algo demorar menos de dois minutos, faça-a agora mesmo. “Dois minutos” é arbitrário, mas usar esse princípio ajudará a aprimorar suas habilidades de tomada de decisão e a fazer as coisas rapidamente.
Veja como usar a regra em sua caixa de entrada:
- Classifique sua caixa de entrada por assunto.
- Leia as linhas de assunto de cada e-mail.
- Faça uma estimativa se a ação que você precisa realizar levará dois minutos ou menos.
- Se demorar menos de dois minutos, abra o e-mail e resolva agora mesmo.
- Se não, sinalize o e-mail para lidar com isso mais tarde.
- Se você estiver entrando em ação, faça o seguinte, dependendo do conteúdo do e-mail.
- Repita até limpar todos os itens de “dois minutos para terminar”.
Crie modelos de respostas
Se você olhar em sua caixa de entrada, provavelmente notará uma tendência nas mensagens às quais responde. Eles geralmente podem ser classificados em categorias (agendar reuniões, comunicar-se com seu chefe, escrever para clientes, etc.) Em vez de começar cada novo e-mail do zero, escrever alguns modelos que você usará regularmente economizará muito tempo quando você está respondendo.
Cancele inscrições
Um dos piores culpados do e-mail são circulares, boletins informativos e mensagens automatizadas que simplesmente entopem sua caixa de entrada. Conforme você se inscreve em listas de e-mail por impulso, é melhor limpar de vez em quando aqueles em que você perde o interesse. Reserve algumas horas de vez em quando e simplesmente cancele assinaturas que ocupam um espaço valioso em seu caixa de entrada.
Use Filtros
Os filtros classificam seu e-mail automaticamente para você assim que chega à sua caixa de entrada. Para configurar filtros, basta escolher um termo a ser observado e a ação a ser aplicada se o termo for compatível. Por exemplo, se você receber um e-mail de seu chefe, pode filtrá-lo para a pasta “Prioridades”. Ou, se você receber um e-mail que contenha as palavras “Venda”, você pode arquivá-lo. As opções são infinitas e você pode personalizar seu sistema de filtro para classificar automaticamente os e-mails em uma pasta respectiva ou arquivá-los.
Use categorias
Pastas (ou marcadores no Gmail) podem ajudá-lo a organizar seus e-mails. Crie um sistema de nomenclatura relevante para marcar suas prioridades. Por exemplo, se você (1) está escrevendo um livro e (2) administrando uma pequena empresa, nomeie suas pastas de acordo com isso.
Em seguida, implemente a estrutura de hierarquia. As pastas da primeira camada são para as categorias maiores e as pastas da segunda camada são para as subcategorias e assim por diante. Por exemplo, você pode criar “Trabalho” como uma pasta de primeira camada e “Projeto X”, “Projeto Y” e “Projeto Z” como pastas de segunda camada. Segmente-os ainda mais com pastas de terceiro nível. Cabe a você criar seu próprio estilo de organização!
Desative notificações por e-mail
Se o seu aplicativo de e-mail está continuamente em execução em segundo plano o dia todo e inundando a tela do computador com notificações, você está se preparando para uma sobrecarga de notificações constante. Cada nova notificação de e-mail que surge em sua tela atrapalha seu foco – mesmo se você não abri-lo. Estudos relatam que pode levar até 20 minutos para recuperar a produtividade total depois que uma notificação chega. Adicione isso às centenas de novos e-mails que você pode receber ao longo de uma semana, e é difícil imaginar algum dia ter um bloco de tempo sem distração para fazer as coisas feito.
Você não precisa de um grande anúncio para cada nova mensagem que recebe enquanto está ocupado realizando o trabalho de verdade. Quebre esse mau hábito de e-mail simplesmente saindo do aplicativo de e-mail e desativando as notificações push em todos os dispositivos. É hora de combater as distrações do e-mail e criar um espaço ininterrupto, criativo e focado para trabalhar nas coisas que realmente importam.
Automatize sua experiência de e-mail
Implemente um software de gerenciamento de e-mail. Essas ferramentas de produtividade de e-mail aprendem seus hábitos por meio da tecnologia de IA e do treinamento manual para mostrar apenas o e-mail que é importante para você. Eles revisam completamente sua caixa de entrada e a organizam rapidamente para garantir que você nunca mais tenha uma caixa de entrada transbordando.
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