A maioria das empresas optou pelo trabalho remoto, algumas permaneceram no escritório e outras decidiram criar um escritório híbrido.
No entanto, os gerentes dessas equipes podem enfrentar dificuldades que, algumas vezes, superam os benefícios.
Neste artigo abordaremos a diferença entre equipes residentes, remotas e mistas e daremos dicas para gerenciá-las com sucesso, expondo os prós e os contras de um escritório híbrido. Acompanhe a leitura e saiba mais!
Tipos de equipes
Equipes residentes ou co-localizadas
Os trabalhadores residentes são aqueles que passam 60% ou mais de seu tempo em suas mesas. Uma equipe co-localizada interage cara a cara e tende a trabalhar em um escritório pelo menos 5 horas por dia.
Equipes remotas ou distribuídas
As equipes remotas consistem em trabalhadores móveis que podem estar espalhados por todo o mundo. Os trabalhadores remotos não dependem da localização e podem trabalhar de qualquer lugar, não apenas de suas casas. Eles se comunicam por videoconferência, bate-papo e e-mails.
Equipes híbridas ou mistas
Essas equipes combinam pessoas que trabalham em casa e no escritório, fazendo uso igual da interação face a face e da comunicação virtual. Qualquer membro da equipe pode escolher trabalho remoto ou permanecer no escritório, dependendo de sua responsabilidade, localização e preferências.
O que é uma equipe híbrida?
Tradicionalmente, uma equipe híbrida é definida em termos de um local de trabalho híbrido que consiste em trabalhadores remotos e trabalhadores co-localizados.
No entanto, esse termo tem se tornado cada vez mais flexível, de modo que agora os funcionários que preferem trabalhar em casa ou no local durante a semana de trabalho também estão sendo chamados de “híbridos”.
Cada vez mais, trabalhadores em todo o mundo estão expressando interesse em um local de trabalho híbrido. Podem existir equipes mistas entre o escritório de um empregador e o local de trabalho remoto.
Estabelecendo um escritório híbrido
Um escritório híbrido é um local de trabalho co-localizado que inclui funcionários remotos. Alguns funcionários trabalham no mesmo prédio ou sala, enquanto outros trabalham em casa, criando um espaço de trabalho virtual.
Instalações
Quando um empregador decide estabelecer um local de trabalho híbrido com uma instalação de co-localização, ele primeiro deve considerar o custo. Dependendo do tamanho da empresa, esse pode ser um fator importante. Você pode economizar muito alugando um escritório menor, pois ele precisa acomodar menos pessoas.
A melhor maneira de determinar o espaço necessário é avaliar o número esperado de funcionários e a metragem quadrada necessária por funcionário, bem como o número de mesas, impressoras e outros itens necessários para cada funcionário.
Interação
Um dos maiores desafios de administrar um escritório híbrido é garantir que os links de comunicação entre a equipe co-localizada e remota estejam disponíveis gratuitamente. Para garantir que todos os funcionários estejam na mesma página, forneça-lhes acesso a todos os documentos de que possam precisar.
Para fazer isso, todos os funcionários remotos devem ter acesso ao sistema de computador principal da empresa, armazenamento em nuvem designado e ferramentas de comunicação.
Benefícios da equipe híbrida
Existem vários benefícios que você pode obter ao aprender como gerenciar uma equipe híbrida. Um benefício é que você poderá criar uma equipe mais coesa e eficaz que será mais responsiva aos seus clientes. Outro benefício é que os membros de sua equipe ficarão mais felizes em seus empregos e terão maior probabilidade de permanecer na organização por mais tempo.
Ao entender como administrar uma equipe híbrida, você poderá realizar mais com menos recursos. Isso permitirá que você aumente os lucros, melhore o atendimento ao cliente e aumente sua capacidade de ficar a par das últimas tendências do mercado.
Possíveis desvantagens de uma equipe híbrida
Problemas de colaboração
Existem algumas armadilhas comuns associadas à colaboração remota, incluindo funcionários menos engajados e mais distantes. O problema é que, embora a colaboração remota possa ser mais conveniente, às vezes pode limitar e comprometer a participação dos membros da equipe nas principais decisões e operações.
Por causa disso, o líder da equipe precisa ser diligente em monitorar e apoiar a equipe. Por exemplo, deve ser possível atribuir responsabilidade pelas atividades diárias da equipe. Isso permite que cada membro da equipe saiba o que se espera deles a cada dia.
Falha de comunicação
Em muitos casos, os gerentes não estão ativamente envolvidos nas tarefas diárias de suas equipes. Quando isso acontece, os membros da equipe correm o risco de não conseguir resolver os conflitos e adquirir novas informações.
Isso leva ao desperdício de tempo e recursos, bem como à má comunicação. É importante para a equipe saber que seus líderes estão atentos às necessidades dos membros da equipe.
Relações interpessoais
Os líderes também devem estar cientes de seus relacionamentos pessoais com os membros da equipe. Ao fazer isso, os líderes podem ajudar os membros da equipe a se sentirem à vontade para comunicar-se com eficácia e resolver questões ou problemas.
Dicas para gerenciar equipes híbridas com sucesso
O gerenciamento de equipe refere-se à capacidade de coordenar e gerenciar um grupo de pessoas para realizar uma tarefa específica.
Como você pode imaginar, trabalhar com pessoas que não estão no mesmo local físico pode apresentar alguns desafios significativos. Sendo assim, como gerenciar uma equipe de forma eficaz?
Estabeleça objetivos claros
O estabelecimento de expectativas e consequências claras para o desempenho dos membros da equipe permitirá que os membros da equipe se concentrem em alcançar um objetivo comum e contribuam para o sucesso geral da empresa.
Escolha os canais de comunicação apropriados
A comunicação é outro aspecto importante da gestão de equipe. Os membros da equipe precisam estar informados e se comunicar de maneira eficaz entre si e com a empresa toda.
Existem várias ferramentas e métodos de comunicação que podem ser usados em exercícios de formação de equipe, incluindo sites, e-mails, mensagens instantâneas, videoconferência e muitos outros. Há também conferências, seminários, workshops, seminários e sessões interativas que permitem que as pessoas se envolvam umas com as outras de uma forma mais informal e interativa.
Crie uma fonte de informação comum
Não deixe sua equipe no escuro. Certifique-se de que eles tenham acesso a todas as informações de que precisam para trabalhar: políticas corporativas, materiais educacionais e instruções para as ferramentas que usam.
Armazene todos os e-books e documentos em um só lugar – o armazenamento em nuvem funciona bem – além disso, você pode criar guias em vídeo sobre as ferramentas que eles usam.
Preste atenção às necessidades individuais
Todos nós temos diferentes necessidades e desejos. Você sempre descobrirá que é melhor encontrar um equilíbrio entre os interesses do indivíduo e as necessidades da equipe.
Se os membros da sua equipe sentirem que seus interesses não estão sendo equilibrados, talvez seja necessário mudar a forma como trabalha com eles.
Incentive as atividades da equipe
Outra etapa que você pode dar para aprender como gerenciar uma equipe híbrida com eficácia é garantir que seus funcionários se sintam motivados a ajudar os outros a ter sucesso. Dê-lhes oportunidades de se envolverem e se engajarem. Isso incluirá as atividades da equipe interna e externa.
As atividades da equipe interna podem ser realizadas em seu local de trabalho ou em local escolhido pela empresa. As atividades da equipe externa podem ser realizadas em uma instalação ou evento onde sua equipe é convidada como convidados ou palestrantes.
Acompanhe a programação
Ao desenvolver um sistema para gerenciar uma equipe híbrida, você pode garantir que os membros da sua equipe possam executar cada uma das tarefas que lhes são atribuídas sem gastar um tempo valioso integrando novos membros da equipe. Você também pode programar funcionários para trabalharem juntos para aprender novas habilidades regularmente.
Seus funcionários ficarão mais felizes e saudáveis se souberem como priorizar projetos, delegar tarefas e manter o foco no trabalho em questão. Com o software de acompanhamento de tempo e monitoramento de projeto, você pode ter certeza de que todos estão na mesma página.
