Todos nós já passamos pelos problemas da administração do tempo no trabalho. Você acorda esperançoso e otimista — não apenas cumprirá todos os seus prazos, mas também irá à academia e fará uma refeição caseira saudável.
Então a vida acontece. Você sai tarde, bate no trânsito e chega à sua mesa já frustrado com o mundo. Sentando-se para finalmente encerrar aquele projeto que você está adiando há semanas, você percebe que tem reuniões consecutivas até o meio-dia — e sim, você já está atrasado para a primeira.
Você finalmente sai da última reunião e começa a ler e-mails quando é puxado para uma reunião com o vice-presidente. Ele tem um pedido de última hora para você. “Deve levar apenas uma hora”, diz ele. Talvez três.
A boa notícia é que existem maneiras de recuperar aquelas horas do dia perdidas aparentemente esquivas. É tudo uma questão de gerenciamento de tempo pessoal — gerencie seu tempo em vez de deixar que ele gerencie você.
A seguir listamos algumas dicas para te ajudar a gerenciar o tempo dedicado ao trabalho. Acompanhe a leitura e saiba mais!
Descubra como você está gastando seu tempo atualmente
Se você pretende otimizar o gerenciamento do seu tempo pessoal, primeiro precisa descobrir para onde o tempo está indo.
Tente registrar o seu tempo por uma semana, monitorando suas atividades diárias. Esta auditoria irá ajudá-lo a:
- Determinar o quanto você pode realizar em um dia;
- Identificar perdas de tempo;
- Concentrar-se em atividades que proporcionam o maior retorno.
Conforme você conduz esta auditoria de tempo, ficará bem claro quanto do seu tempo é gasto em pensamentos, conversas e atividades improdutivas.
Você terá uma noção mais precisa de quanto tempo levam certos tipos de tarefas (o que será muito útil para execução em uma dica posterior).
Este exercício também pode ajudá-lo a determinar a hora do dia em que você é mais produtivo — dessa forma, você sabe quando trabalhar em seus projetos que exigem mais foco e criatividade.
Siga uma programação diária
Essa etapa é absolutamente crucial para aprender a administrar o tempo no trabalho. Nem tente começar o dia sem uma lista de tarefas organizada. Antes de sair do trabalho, crie uma lista das tarefas mais urgentes para o dia seguinte. Esta etapa permite que você comece assim que chegar ao escritório.
Colocar tudo no papel o impedirá de ficar acordado à noite, revirando as tarefas que passam pelo seu cérebro. Em vez disso, seu subconsciente vai trabalhar em seus planos enquanto você está dormindo, o que significa que você pode acordar de manhã com novos insights para o dia de trabalho.
Se você não puder fazer isso no dia anterior, certifique-se de escrever sua lista logo de manhã. Você descobrirá que o tempo que gasta criando um plano claro não é nada comparado ao tempo que você perde saltando entre as tarefas quando falta tal plano.
Priorize com sabedoria
Conforme você organiza sua lista de tarefas, a priorização é a chave para o gerenciamento bem-sucedido do tempo no trabalho. Comece eliminando tarefas que você não deveria estar executando. Em seguida, identifique as três ou quatro tarefas mais importantes e faça-as primeiro — dessa forma, certifique-se de concluir o essencial.
Avalie sua lista de tarefas e certifique-se de organizá-la com base na importância de uma tarefa, e não em sua urgência. Responsabilidades importantes apoiam a realização de seus objetivos, enquanto responsabilidades urgentes requerem atenção imediata e estão associadas à realização dos objetivos de outra pessoa.
Temos a tendência de deixar o urgente dominar quando devemos realmente nos concentrar em atividades que apoiem nossos objetivos de negócios.
Agrupe tarefas semelhantes
Economize tempo e energia mental tentando completar um tipo de tarefa antes de passar para a próxima.
Por exemplo, crie períodos separados de tempo para responder e-mails, fazer ligações, arquivar, etc. Não responda às mensagens quando elas chegam, pois isso é uma distração no seu melhor.
Desligue as notificações do e-mail e telefone para eliminar a tentação de verificar em um momento não combinado.
Evite o desejo de ser multitarefa
Esta é uma das dicas de gerenciamento de tempo mais simples para o trabalho, mas pode ser uma das mais difíceis de seguir. Concentre-se na tarefa em questão e bloqueie todas as distrações.
Pode ser tentador fazer várias tarefas ao mesmo tempo, mas você está apenas dando um tiro no próprio pé quando tenta fazer isso. Você perde tempo e diminui a produtividade ao alternar de uma tarefa para outra.
Da mesma forma, não se sobrecarregue com uma lista de tarefas que se estende por mais de um quilômetro. O estresse não o deixará mais curto, então inspire, expire e faça uma tarefa de cada vez.
Atribua limites de tempo às tarefas
Parte da criação de sua programação deve envolver a definição de limites de tempo para as tarefas, em vez de apenas trabalhar até que elas terminem. Listas de tarefas são ótimas e maravilhosas, mas às vezes você pode sentir que nunca marca nada.
Se você está procurando estabelecer um ritmo constante para seu fluxo de trabalho, a Técnica Pomodoro pode ajudá-lo a verificar sua lista de tarefas em blocos de 25 minutos, fazendo pequenos intervalos entre cada restrição e um intervalo mais longo após completar quatro.
Essa técnica equilibra um foco estreito com pausas frequentes, reduzindo a tensão mental e mantendo a motivação.
Aprenda a dizer não
Você nunca aprenderá a administrar o tempo no trabalho se não aprender a dizer não.
Só você realmente sabe para que tem tempo, portanto, se precisar recusar uma solicitação para se concentrar em tarefas mais importantes, não hesite em fazê-lo.
E se você assumir um projeto que obviamente não vai a lugar nenhum, não tenha medo de abandoná-lo.
Se você não pode dizer não, delegue. Embora delegar possa ser uma habilidade difícil de aprender, pode fazer maravilhas no gerenciamento do seu tempo pessoal. Você montou uma equipe talentosa, então determine as tarefas que pode passar adiante.
Elimine distrações
Mídia social, navegação na web, colegas de trabalho, mensagens de texto, mensagens instantâneas – as distrações no trabalho podem ser ilimitadas. A chave para o gerenciamento do tempo pessoal é ser proativo ao se livrar deles.
Feche sua porta para limitar as interrupções. Feche todas as guias, exceto aquelas nas quais você está trabalhando no momento. Desligue as notificações de mensagens e deixe suas ligações pessoais para o almoço.
Identifique suas duas principais distrações e concentre-se em conquistá-las por duas semanas. E lembre-se de que dormir o suficiente, beber água o suficiente e se alimentar de maneira saudável podem ajudá-lo a manter o foco durante o dia de trabalho — especialmente quando a preguiça da tarde chegar.
Com estas dicas para gerenciamento de tempo no trabalho você vai aumentar a sua produtividade a um nível totalmente novo.
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