Em um ambiente altamente digital e automatizado, sua conta de e-mail é o ponto em que as comunicações pessoais e profissionais mais importantes da sua vida costumam ficar armazenadas. Embora receba pouca atenção, a organização da sua caixa de mensagens é fundamental para você saber encontrar rapidamente o que necessita e não acumule lixo virtual, que ocupará sua capacidade de armazenamento e obstruirá a visualização do que realmente importa. Além disso, evita que você perca informações e oportunidades importantes.
Frequentemente negligenciada, a gestão de e-mail é chave para aumentar a eficiência e a produtividade no seu dia a dia. É comum que profissionais de diversas áreas recebam cerca de 50 novas mensagens por dia. Sem disciplina para lidar com a profusão de e-mails, muita gente acaba se perdendo, deixando para responder às demandas urgentes tarde demais, apagando informação relevante.
O gerenciamento bem-feito da ferramenta proporcionará a otimização do tempo e dará condições para que você se dedique a outras tarefas e desenvolva o seu trabalho de uma maneira menos estressante. Quer saber como gerir seu e-mail da forma eficiente possível? Então preste atenção a essas dicas!
Mude a forma de checagem de seus e-mails
Interromper suas tarefas a todo instante para checar as mensagens pode provocar muita distração e impedi-lo de realizar trabalhos que demandem mais foco e atenção.
Então, seja sistemático: adote intervalos razoáveis para verificar a caixa de entrada. A constância necessária pode variar de acordo com sua área de atuação, mas você pode estabelecer intervalos de uma ou duas horas, por exemplo, para abrir a caixa. Caso algumas mensagens sejam muito urgentes, oriente as pessoas para entrar em contato por telefone.
Tenha método na hora de ler as mensagens
Adote a regra dos dois minutos: se a leitura e a resposta de um e-mail levar até dois minutos, vale a pena completar a tarefa imediatamente. Caso contrário, vá em frente e planeje uma tarefa para responder às mensagens em um dado momento do seu dia.
Além disso, verifique se você é o destinatário da mensagem ou se o seu nome aparece apenas em cópia.
Caso você esteja apenas copiado, possivelmente trata-se de uma daquelas mensagens sobre as quais você deve ter ciência, mas que não demandam nenhuma resposta de sua parte. Nesses casos, separe-as em uma pasta ou marque-as para leitura posterior.
Elimine a cópia aberta
Se você enviar um e-mail em cópia aberta para 20 pessoas, você tem uma chance grande de receber 20 mensagens de retorno. Já com a cópia oculta você evita uma enxurrada de mensagens desnecessárias. Caso os destinatários precisem saber quem está sendo copiado, coloque o nome das pessoas na primeira linha, basta copiar e colar os e-mails em cópia.
Estabeleça a meta da caixa de entrada vazia
O título desse tópico pode parecer pouco realista para a maioria de nós, mas esse é um objetivo a ser perseguido. No momento em que verificar seus e-mails, faça algo com aquela mensagem que você abrir, como arquivar nas pastas, responder ou criar uma tarefa/reunião.
Leia também: Como manter o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional?
Manter a caixa de entrada limpa facilitará a sua visualização de novas mensagens e confirmará que você tem tido sucesso na gestão de e-mail.
Programe mensagens para serem automaticamente armazenadas em pastas
Muitas contas permitem a criação de pastas para armazenamento ou de marcadores para classificação das mensagens. Você pode criar categorias como “pendentes”, “projeto X”, “resolvidos”, etc, para se organizar e esvaziar a caixa de entrada. Apague mensagens inúteis, spams e e-mails que você não precisa guardar.
Tanto o Outlook quanto o Gmail permitem que você utilize um dispositivo para encaminhar mensagens diretamente para suas devidas pastas sem que eles sequer entrem na caixa de entrada.
Redirecione e-mails não essenciais para outra conta
É provável que você receba diariamente algumas mensagens de promoções de suas lojas favoritas, newsletters que assinou ou notificações de interações de suas redes sociais. Redirecione essas mensagens para a sua conta de e-mail pessoal, de modo que elas não se percam e tampouco atulhem sua caixa principal.
O e-mail da empresa em que você trabalha deve ser usado exclusivamente para fins profissionais. Caso não queira mais participar de alguma lista, cancele o recebimento no botão indicado, que na maioria dos e-mails traz.
Crie respostas padronizadas
Nunca deixe e-mails sem resposta. Se você tem o hábito de responder questões de um mesmo assunto constantemente, crie um e-mail bem informativo e guarde- o em uma pasta chamada, por exemplo, Perguntas Frequentes. Assim, da próxima vez que você receber a mesma pergunta, basta verificar se já não existe uma resposta nessa pasta.
Trata-se de algo muito simples de fazer com um grande impacto na gestão do tempo de trabalho.
Diminua o volume de e-mails recebidos
Caso você seja gestor de uma equipe que envia um volume muito alto de mensagens e opta por e-mails mesmo quando pode dizer pessoalmente o que deseja ao colega de trabalho, instrua seus funcionários a mudarem de comportamento. Decisões práticas, que não precisam ser formalizadas, e informações pontuais não necessitam de ser encaminhadas por escrito. Isso melhorará as condições de trabalho e aliviará a carga de e-mails recebidos por todos.
Além disso, você pode recorrer a softwares de produtividade, que ajudarão você na tarefa de gerenciamento, acompanhamento de processos, entre outras vantagens.
Um profissional pode chegar a gastar até três horas por dia respondendo, enviando e organizando suas mensagens. Por isso, a gestão de e-mail não é uma questão trivial. Uma caixa de entrada mal organizada pode funcionar como um dreno de tempo e energia. Mudar o modo de trabalhar com o e-mail é uma das formas de melhorar a produtividade no trabalho.
Gostou do nosso conteúdo? Confira mais em nosso site.
