Os principais tipos de comunicação para implantar no trabalho

Neste artigo vamos  abordar os diferentes tipos de comunicação e a sua importância no ambiente de trabalho.

Durante qualquer ponto da jornada de trabalho, você sempre vai se deparar com pelo menos uma espécie de comunicação e, entender como se comunicar dentro dessas áreas, pode ser uma das habilidades mais delicadas que um funcionário pode aprender.

Acompanhe a leitura a seguir e saiba mais sobre os diferentes tipos de comunicação e como usá-los de forma eficaz pode melhorar o desempenho, a moral, o trabalho em equipe e o sucesso em seus negócios!

Comunicação verbal / oral

A comunicação verbal é o uso de palavras para compartilhar informações. Enquanto a comunicação oral se refere especificamente às palavras faladas. No entanto, hoje em dia ambas as palavras costumam ser usadas alternadamente e muitos anúncios usam a comunicação verbal quando se referem à comunicação falada.

Se você já está trabalhando há algum tempo, provavelmente concorda que falar com as pessoas, geralmente é a melhor maneira de interagir, pelo menos na primeira instância, se essa opção estiver disponível. Além de ser a maneira mais rápida de passar sua mensagem, há muitos outros benefícios. 

É muito mais fácil falar com alguém em comparação com e-mails ou outras formas de comunicação. A comunicação verbal, feita da maneira certa, significa que você pode evitar mal-entendidos, as coisas não serão interpretadas da maneira errada e, se forem, pelo menos você pode resolver quaisquer problemas imediatamente. 

Todos nós recebemos aqueles e-mails que nos perguntam o que diabos a pessoa do outro lado da linha está sentindo ou pensando. 

A comunicação verbal é a maneira de lidar com a maioria das coisas. É um diálogo bidirecional muito mais fácil, é ótimo para construir relacionamentos e reduz o risco de problemas futuros devido a falhas de comunicação. 

Quando usar

Falar com as pessoas é a melhor maneira de fazer isso. Use isso onde e sempre que possível.  Especialmente quando você precisa resolver problemas.

Comunicação não verbal

Não é o que você diz, mas como você o diz. Este velho ditado permaneceu para sempre por um motivo. Na comunicação, as pessoas perceberão mais do que apenas as palavras que você usa. 

Isso tudo o mais é sua comunicação não verbal e inclui:

• Linguagem corporal;
• Tom de voz;
• Expressões faciais;
• Contato visual; 
• Entonação;

 Você pode dizer as palavras certas da maneira errada e a resposta que obterá será completamente diferente. E falar com alguém sem fazer contato visual fará com que ela sinta que você não está ouvindo. 

Quando usar

É impossível não usar dicas não verbais ao se comunicar. A chave é ter certeza de que as dicas que você dá são as corretas, que se alinham com a sua mensagem. 

Assim como você não balançaria a cabeça e diria sim, toda a sua comunicação não verbal precisa ser congruente com a sua comunicação verbal para deixar sua mensagem clara. 

Bem usada, uma boa comunicação não verbal leva a uma melhor comunicação geral, menos confusão e melhor relacionamento. 

Comunicação formal

A comunicação formal é apenas isso. Quando você se comunica formalmente, você se comunica de maneira oficial. O objetivo da comunicação formal é transmitir as informações de maneira profissional. 

Isso não significa que você não possa ser profissional ao se comunicar de maneira mais informal, mas significa não usar gírias ou ser muito familiar ou casual em sua comunicação. 

Quando usar

Com o tempo, você provavelmente construirá bons relacionamentos com seus colegas, seu gerente e qualquer pessoa com quem você faça negócios regularmente. No entanto, ainda há um lugar para a comunicação formal e, dependendo do setor em que você trabalha, a frequência com que isso vai variar. 

Como um guia, a comunicação formal é boa para as seguintes situações:

• Ao enviar e-mail para alguém pela primeira vez, especialmente pessoas de fora da sua empresa e altos funcionários dentro;
• Ao comunicar tipos específicos de informações para sua equipe; 
• Dependendo do seu setor, ao se comunicar com clientes e partes interessadas;
• Ao enviar um e-mail de acompanhamento após uma reunião ou discussão para confirmar o que foi discutido e acordado; 

Comunicação lateral / horizontal

A comunicação lateral, também chamada de comunicação horizontal, é a comunicação entre indivíduos, equipes, grupos ou departamentos de uma organização no mesmo nível hierárquico. 

Os benefícios da comunicação lateral incluem uma discussão mais aberta, melhor colaboração e compartilhamento de ideias, o que pode levar a uma melhor inovação e menos falta de comunicação, confusão e duplicação de trabalho entre equipes onde as responsabilidades podem se sobrepor ou onde ambas as equipes estão trabalhando no mesmo projeto. 

Nesse tipo de comunicação as equipes também têm mais oportunidade de se envolver nos processos de tomada de decisão e qualquer divergência ou conflito também pode ser discutido e resolvido rapidamente.

A desvantagem dessa comunicação lateral é que ela pode desacelerar as coisas se as decisões precisarem ser verificadas e aprovadas pela administração ou se o rápido também precisar ser verificado ou confirmado. 

Quando usar

Existem inúmeras situações em que a comunicação lateral é benéfica. Embora você o use com frequência, algumas das vezes em que é realmente útil incluem:

• Quando você está trabalhando em um projeto com sua própria equipe ou outras equipes; 
• Para compartilhar conhecimento multifuncional; 
• Quando você deseja resolver conflitos ou chegar a acordo sobre as formas de trabalhar entre as equipes;

Comunicação vertical

A comunicação vertical é o oposto da comunicação horizontal e ocorre entre pessoas, equipes ou departamentos de uma organização em diferentes níveis hierárquicos. Por exemplo, entre você e seu chefe.

Embora o pensamento desse tipo de comunicação possa lhe dar uma imagem de chefes horríveis, latindo ordens. A comunicação vertical tem que acontecer para que uma empresa funcione ou mesmo exista. Mesmo na estrutura mais plana da empresa, onde todos se reportam ao CEO, em algum momento, haverá informações comunicadas ao restante da equipe pelo mesmo e isso ainda seria uma comunicação vertical. 

E não se esqueça, a cadeia funciona nos dois sentidos, então é sobre a equipe se comunicar “para cima”, assim como a gestão se comunicar “para baixo”.

Vantagens

As vantagens deste tipo de comunicação incluem:

• Você pode compartilhar seus pensamentos e preocupações com a gerência; 
• Onde funciona bem nos dois sentidos, haverá um bom relacionamento entre a equipe e os membros seniores da equipe;
• Todos podem ser informados sobre as políticas, direção e planos; 
• Aumenta a eficiência e pode levar a uma tomada de decisão eficaz; 
• Aumenta a disciplina na organização;

Desvantagens

Definitivamente, existem algumas desvantagens na comunicação vertical. 

Quanto maior a empresa, mais camadas hierárquicas existem. Isso pode levar a processos de tomada de decisão muito lentos, uma vez que muitas pessoas estão envolvidas, não só isso, mas também que a informação é transmitida mais lentamente e pode até ser distorcida ao longo do caminho, ou nem mesmo ser transmitida. 

Outra desvantagem desse tipo de comunicação é que pode reduzir os relacionamentos e causar separação entre a gerência e a equipe, pior ainda se a informação não for transmitida por meio disso pode levar a todos os tipos de problemas, incluindo perda de confiança. 

Quando usar

Há momentos em que a comunicação vertical é necessária e pode realmente aumentar a confiança. 

Além disso, quando você precisa escalar um problema que não pode ser resolvido entre seus colegas, ajuda ter uma cadeia de escalonamento clara e saber que você pode falar com alguém que poderá tomar medidas 

Por fim, como gerente, o compartilhamento de informações sobre processos, funções e políticas exige comunicação vertical. 

Comunicação informal

A comunicação informal é uma conversa casual entre colegas de trabalho. Está fora de qualquer hierarquia de negócios e é mais pessoal. É o tipo de comunicação que você tem com sua família e amigos. 

À medida que você constrói relacionamentos fortes com seus colegas, quanto mais fortes esses relacionamentos se tornam, mais comunicação informal você terá.

A comunicação informal promove a construção de relacionamentos. No máximo, isso significa que as pessoas se dão bem e tornam o escritório onde você realmente deseja estar, onde você pode fazer as coisas, mas também rir com as pessoas com quem você se dá. 

Na pior das hipóteses, a comunicação informal, também conhecida como boato, pode levar a fofocas e conversões inadequadas no local de trabalho, o que pode causar danos ao meio ambiente e à cultura.

Quando usar

Os relacionamentos no local de trabalho evoluem, portanto, com o tempo, dependendo da pessoa com quem você está lidando, você pode se sentir mais confortável e capaz de se mover para se comunicar informalmente.

No entanto, o melhor conselho é que, por mais confortável que as coisas fiquem, você ainda está no trabalho e a última coisa que quer fazer é dizer ou escrever algo que vai voltar para morder sua bunda mais tarde.

Comunicação escrita

Por fim, existe a comunicação escrita, que vai além do e-mail. A comunicação escrita é qualquer coisa que envolva colocar a caneta no papel ou digitar, incluindo e-mails, messenger, texto, apresentações em PowerPoint ou mesmo simplesmente fazer anotações que podem ser usadas ou referenciadas posteriormente. 

Existem inúmeras razões para anotar as coisas, pois é uma ótima maneira de organizar as informações e as coisas de várias maneiras visuais, por exemplo, usando marcadores e tabelas. 

Você pode ser claro e conciso de uma forma que facilite a comunicação de informações mais complexas. A comunicação escrita dá a você algo para se referir, então você não precisa confiar na sua memória, ufa! 

Uma vez que deixa um rastro de papel, você tem os fatos, caso algo seja questionado em uma data posterior, então ele te dá cobertura. 

Pode ser uma economia de tempo, onde você precisa se comunicar com várias pessoas cujos diários podem estar embalados.

Estas são apenas algumas das muitas razões para começar a comunicar por escrito. Mas é claro que a comunicação escrita não nega a necessidade de uma conversa. 

Por melhores que sejam seus e-mails, nada será melhor que falar com alguém e conhecê-los dessa forma. 

Quando usar

Entre os muitos benefícios da comunicação escrita, você provavelmente percebeu que é uma boa opção de uso, mesmo que seja apenas resumida. A seguir destacamos mais algumas vantagens:

• Para acompanhar em um correio de voz;
• Como seguimento de uma discussão que aconteceu entre duas ou mais partes;
• Se você precisar explicar um processo de maneira clara e passo a passo; 
• Para fornecer uma atualização de status em um projeto;
• A temida demissão de um emprego;
• Para agradecer alguém publicamente ou formalmente; 

Aí está. Existem muitas maneiras de se comunicar com as pessoas com quem trabalha. De colegas de trabalho a stakeholders, fornecedores e muito mais.

Cada grupo de pessoas oferece um conjunto diferente de desafios, portanto, da próxima vez que você precisar transmitir sua mensagem, certifique-se de escolher o melhor modo de comunicação para a ocasião. 

E já que você está nisso, uma vez que a comunicação é uma habilidade crítica em qualquer função, vale a pena melhorar esta competência, já que as recompensas vão te surpreender.