Sabemos da importância das reuniões online no ambiente organizacional. Elas são o encontro de duas ou mais pessoas que precisam discutir algum tema específico para conseguir resolvê-lo e, assim, efetuar as suas respectivas atividades. Esses encontros são de suma importância, principalmente para as empresas, onde lidam com pessoas de personalidades diferentes. Se torna indispensável alinhar todas as questões envolvidas para evitar conflitos, melhorar o desempenho de cada indivíduo e tornar as reuniões online mais produtivas e atrativas.
Comandar uma reunião de maneira tranquila é uma tarefa um tanto quanto árdua para muitas pessoas, pois exige bastante foco e liderança por parte de quem comanda. Dentro das empresas, as reuniões são corriqueiras e acontecem a todo o momento.
Com a globalização a todo vapor, o mundo virtual está cada vez mais ativo e possibilitando que as pessoas se comuniquem em diferentes lugares ao mesmo tempo, sem quaisquer interferências (utilizando o celular e a internet, isso já se torna possível). As reuniões passaram por essa transformação e migraram para o mundo virtual.
Atualmente, as reuniões acontecem em grande maioria de maneira online, e foi pensando sobre esse assunto que nós encontramos uma maneira de auxiliar para que elas sejam mais produtivas e atrativas.
5 dicas para você conduzir uma reunião e obter bons resultados
Nós listamos cinco dicas importantes para que você faça reuniões online sem dores de cabeça.
1 – Analisar os objetivos da reunião
Esse tópico será o ponto de partida para realizar uma reunião de maneira coerente, analisando, assim, o que se deseja transmitir e instruir para os demais, quais são os conflitos que precisam ser mediados e quais são as propostas que precisam ser discutidas e decididas na reunião.
No início da reunião, esses assuntos precisam ser apontados para que os participantes saibam o que será tratado com total entendimento.
2 – Escolha dos participantes
Toda organização possui diferentes funções e, por consequência disso, também existem diversas pessoas exercendo cargos distintos.
Dessa forma, é de extrema importância que sejam chamadas para as reuniões as pessoas certas e que realmente precisam ouvir todos os tópicos apontados na primeira dica.
Chamar para a reunião uma pessoa de um setor diferente e que não sabe do assunto que será discutido pode desmotivar o indivíduo e produzir uma reunião que não chegará ao seu denominador comum, porque quem realmente precisava estar ali não foi chamado.
3 – Condições em que a reunião será feita
Esse é um assunto que também precisa ser tratado com atenção.
O fuso horário precisa ser levado em consideração. No caso das reuniões online, ele pode atrapalhar bastante, se não organizada de maneira eficaz em que todos estejam conectados no mesmo instante.
Uma boa organização precisa levar esse fator em consideração no caso de uma reunião online.
4 – Decidir quais assuntos serão tratados
A escolha do assunto faz parte do planejamento de toda reunião, seja ela online ou não. Mas é um fator muito relevante para as reuniões online, onde o foco dos participantes precisa estar no tema abordado.
Essa tarefa consiste em escrever a pauta da reunião de maneira objetiva e enviar o rascunho do que será falado através do e-mail de cada participante, o que evitará dispersão dos participantes e a administração do tempo da reunião será melhor.
Saber qual será a pauta da reunião ajudará e muito para encontrar uma boa solução ao final.
5 – Clareza e coerência
É essencial que a reunião seja conduzida por uma pessoa que tenha clareza na sua oratória, que fale de maneira que se faça ser entendida para evitar conflitos maiores.
Ser coerente faz parte de estar dentro daquilo que está sendo falado, de não fugir do assunto tratado e acabar não respondendo com clareza as dúvidas dos participantes.
Organizar a reunião de maneira clara e coerente com os temas selecionados para serem discutidos ou decididos é essencial para a eficácia da organização como um todo.
Adote esses passos e faça ótimas reuniões online.
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