Cê já esteve numa reunião virtual que parecia nunca acabar? Pois é, cê não é o único e várias pessoas passam por isso todos os dias.
Com a pandemia de Covid-19, as reuniões à distância se tornaram o novo normal. E, mesmo com a volta ao presencial, muita coisa continua a ser feita online.
Só que vamo combinar: fazer um encontro produtivo à distância pode ser um desafio e tanto, né? Sorte que existem algumas formas de mudar isso.
Neste artigo, vamos destacar dicas úteis pra você não cair na cilada da reunião chata e conseguir tirar o melhor proveito destes encontros virtuais.
Preparação é tudo
Antes de qualquer coisa, cê tem que se preparar. Não adianta nada entrar na reunião sem saber do que se trata. Dá uma olhada no que vai ser discutido, anota umas perguntas e ideias. Assim, cê já chega com tudo na ponta da língua e não fica perdido.
Além disso, não esqueça de testar seus equipamentos antes de começar. Microfone, câmera, internet… tudo tem que estar em bom funcionamento.
Imagina só, a reunião já começou e seu áudio começa a falhar. Aí complica, né? Faz aquele teste básico uns minutinhos antes de começar pra evitar qualquer perrengue.
Ah, e um detalhe importante: escolha um lugar tranquilo pra participar da reunião. Ninguém merece ouvir barulho de obra, latidos do cachorro ou conversas de alguém no fundo. Se não tiver jeito, avisa a galera que pode rolar um barulhinho, mas que cê tá presente e focado.
Pontualidade e objetividade
Sabe aquela frase “tempo é dinheiro”? Então, vale muito pras reuniões virtuais. Por isso, chegue um pouco antes do horário combinado. Mostre que cê tá comprometido e respeita o tempo dos outros. Se todo mundo fizer isso, a reunião começa e termina no horário, sem enrolação.
Por falar em enrolação, seja objetivo nas suas falas. Vá direto ao ponto, sem rodeios. Isso ajuda a manter a reunião dinâmica e evita que o pessoal se perca no meio de tanta informação.
Se precisar explicar algo mais complexo, prepare um material de apoio pra compartilhar com a galera pra facilitar a compreensão e economizar tempo.
E, claro, respeite a vez de falar. Não adianta querer falar por cima dos outros. Espere sua vez e, se necessário, levante a mão ou use a função de levantar a mão na plataforma. Dessa forma, a ordem é mantida e todo mundo vai ter a chance de contribuir.
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Use e abuse das ferramentas de colaboração
A tecnologia tá aí pra ajudar, então, bora aproveitar. Use as ferramentas de colaboração que a plataforma oferece: compartilhamento de tela, chat, quadros virtuais e etc.
Por exemplo, se cê precisa mostrar um documento ou uma apresentação, compartilhe a tela. Assim, todo mundo vê a mesma coisa e fica mais fácil de entender. No chat, dá pra mandar links, arquivos e até fazer comentários sem interromper quem está na vez de falar. E os quadros virtuais são ótimos pra brainstorms e discussões mais visuais.
Outra dica é gravar a reunião. Com isso, quem não pôde participar ou perdeu alguma parte importante pode assistir depois. Porém, avise a galera que a reunião vai ser gravada, pra todo mundo ficar ciente.
Engajamento da galera
Não adianta nada ter uma reunião cheia de gente se ninguém participa. Então, incentive a galera a se engajar. Faça perguntas, peça opiniões, abra espaço pra debates. Quanto mais participação, mais rica a reunião fica.
Uma boa ideia é fazer uma rodada de check-in no começo da reunião. Cada um fala como se sente ou compartilha algo legal que aconteceu. Isso quebra o gelo e deixa as pessoas à vontade pra falar durante a reunião.
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