Muitos profissionais de aprendizagem são gerentes de projeto inesperados. Embora você nunca tenha sonhado com uma gestão de projetos, de repente você é o gerente de alguns desses projetos, participa de alguns e compete com outros por recursos escassos. O gerente de projeto com as habilidades organizacionais necessárias para gerenciar esse labirinto de projetos prosperará.
Aqui está uma breve visão geral de 10 etapas para uma gestão de projetos bem-sucedida. Continue lendo a seguir!
Passo 1: Decida se você tem um projeto real para gerenciar
Muitos profissionais de aprendizagem inesperadamente se tornam gerentes de projeto. Você nunca planejou esse papel, mas agora descobre que passa a maior parte do tempo trabalhando em projetos. A primeira coisa que você precisa saber é como diferenciar uma tarefa, um processo e um projeto. Muitas das coisas agora em sua lista de tarefas realmente não são tarefas, são projetos. Ao tratá-los como tal, você trabalhará de forma eficaz.
Passo 2: Prove que seu projeto vale o seu tempo
Tanto em entidades com e sem fins lucrativos, há uma quantidade limitada de dinheiro e um número finito de pessoas para fazer as coisas. Os profissionais de aprendizagem precisam conseguir discernir e documentar a razão comercial de qualquer projeto. Quando você entende a parte financeira do gerenciamento de projetos, você verá claramente o impacto dos projetos que terminam tarde ou ultrapassam o orçamento.
Passo 3: Gerenciar a fluência do escopo
Pergunte a 100 pessoas se documentar o escopo é fundamental para o sucesso do projeto, e aposto que 99% delas diriam “sim”. Também penso que pelo menos 70% não documentam o escopo.
A maioria das pessoas sente que descrever o escopo por escrito requer conversas difíceis com executivos ocupados e página após página de texto como um contrato exigindo aprovação. Eles assumem ser melhor apenas seguir com o projeto. Eles estão errados. Os profissionais de aprendizagem precisam saber como documentar o escopo graficamente para poderem aprimorar a comunicação e limitar o aumento do escopo.
Passo 4: Identifique, classifique e gerencie os riscos
Um risco de projeto é algo que pode acontecer durante o projeto e é algo que você faz planos para mitigar ou evitar. Ao fazer um planejamento desde o início sobre o que pode dar errado durante o projeto e como essas situações podem ser gerenciadas ou mitigadas, você elimina parte da dor da interrupção do trabalho do projeto.
Lembre-se, no entanto, que você nunca pensará em tudo o que pode acontecer em um projeto. E às vezes não vale a pena gastar energia extra para planejar um risco que não é muito provável ou não terá um grande impacto.
Passo 5: Colabore com sucesso
Uma das coisas mais importantes que aprendi sobre gerenciamento de projetos é a utilidade da colaboração. Parece simples. Mas, na prática, a colaboração é extremamente difícil.
Haverá muitas vezes em que você ficará bravo com alguém da equipe ou com um dos gestores porque uma promessa foi quebrada, uma mudança foi feita ou alguma outra bomba foi lançada. Nesse momento de raiva, você escolhe entre colaboração e retorno (um assassino de projetos). Os profissionais de aprendizagem precisam saber respirar fundo e criar colaboração sem considerar a turbulência e as agendas pessoais.
Leia também: Como gerenciar uma equipe em trabalho hibrido com sucesso.
Passo 6: Reúna sua equipe e faça um cronograma
Em muitas aulas de gerenciamento de projetos, você aprende como criar uma estrutura de divisão de trabalho para debater as tarefas necessárias em um projeto e, em seguida, como conectar todas as tarefas ao longo de uma linha do tempo. É um bom exercício acadêmico, mas é raramente feito no mundo real.
Em um projeto real, você recebe a data de término e um banco de recursos que geralmente parecem irracionais e inadequados, respectivamente, e você precisa encaixar as tarefas que deseja realizar nesse espaço apertado. Consequentemente, é importante saber como criar um plano a partir de uma data fixa, um orçamento fixo e recursos limitados.
Passo 7: Ajuste sua agenda
Quando o projeto começa, é um desafio monitorar como ele está indo. As reuniões de status do projeto podem se tornar “quem caça”, nas quais os participantes passam a reunião inteira descobrindo quem é o culpado. Manter o controle de todas as pessoas cujo trabalho você precisa em momentos críticos é muito difícil.
É melhor usar formas rápidas e repetíveis para comunicar o status e manter todos alinhados com o projeto. Conheça os sinais de alerta que revelam quando um projeto está tendo problemas.
Passo 8: Abrace o caos natural das pessoas
O caos acontece, isso é um dado adquirido. Mas o caos realmente é apenas o resultado de pessoas mudando de ideia, ficando com raiva e frustradas, entendendo mal as direções e trabalhando sob estresse. Os profissionais de aprendizagem precisam estar prontos para empregar as habilidades das pessoas necessárias para construir relacionamentos, gerenciar conflitos e negociar desentendimentos.
Passo 9: Saiba quando terminar
O encerramento de um projeto não começa quando o projeto é concluído; ele começa nas Etapas 1 a 4. Definir e comunicar claramente o que “pronto” significa ao longo de um projeto são aspectos críticos para terminar bem.
Passo 10: Acompanhe para aprender lições
A habilidade de gerenciamento de projetos mais importante e menos praticada é a capacidade de fazer uma revisão pós-projeto. Ter a disciplina de reservar um tempo e refletir sobre um projeto, sozinho ou com outras pessoas, garante que projetos futuros sejam melhor gerenciados. Os profissionais de aprendizagem podem usar um modelo padrão para ajudar a capturar as lições aprendidas durante o projeto ao facilitar o escopo do projeto.
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