Com a modernidade e a evolução tecnológica, algumas facilidades para o cenário corporativo surgiram. E o trabalho remoto é uma delas, como mostra pesquisa da Harvard.
Segundo o estudo da instituição, a produtividade aumenta quando o funcionário trabalha do lugar onde deseja. Desse modo, se você é um empreendedor antenado, precisa saber quais são as melhores ferramentas para home office do mercado e, assim, fazer o seu negócio crescer.
Além de aumentar a produtividade, fazer uso dessas ferramentas também é uma ótima estratégia para o empresário que está iniciando seu negócio, pois auxilia na otimização de gastos.
Para potencializar essa questão, elaboramos uma lista inédita com as melhores ferramentas para home office da atualidade. Para descobrir quais são elas, basta continuar lendo este post.
Pode parecer um sonho fazer o trabalho home office, mas, para ele ser produtivo, é essencial colocar em ação algumas estratégias na sua rotina. Para ajudar você, listamos a seguir algumas ferramentas úteis para o trabalho em home office. Confira!
Trello
É um dos sistemas mais indicados para melhorar a produtividade, porque é de fácil manuseio com um bom apelo visual. A ideia é registrar todas as atividades, independentemente de elas já estarem em andamento ou terem sido finalizadas. Ele funciona no método Kanban, sendo um grande aliado para garantir a produtividade no dia a dia.
A vantagem do Trello é poder criar quantos cartões você quiser, ou seja, pode haver diferentes tarefas inseridas no software. Ainda, podem ser criadas diversas etapas para a execução das atividades, favorecendo a visualização de como estão sendo realizados os serviços. Além disso, é possível inserir comentários nas tarefas, proporcionando um ganho na fluidez da comunicação, já que as informações ficam centralizadas.
Dropbox e Google Drive
Os dois softwares trabalham com o conceito de computação em nuvem para o armazenamento de arquivos e imagens. Através de um login e senha, você pode guardar o que desejar e tem a possibilidade de compartilhar os documentos com outras pessoas. A segurança nesses sistemas é elevada, por os arquivos serem criptografados. Outra vantagem é a atualização automática dos documentos.
No caso do Google Drive, é possível usar as ferramentas do Google G Suite, que funciona de modo similar aos softwares do Microsoft Office, com a diferença de ser totalmente online. Assim, quando um colaborador atualiza o arquivo, você consegue verificar as modificações em tempo real, o que permite que todos fiquem informados. Além disso, é possível rastrear as modificações e seus autores, otimizando o trabalho de equipe e a segurança.
Skype
O mais famoso software que permite videoconferências é também uma das melhores ferramentas para quem trabalha em modalidade home office. Você pode fazer reuniões em áudio ou vídeo, compartilhar arquivos, enviar mensagens e ter acesso a outros recursos. Além disso, é possível integrar essa ferramenta com um ramal.
Uma funcionalidade bem útil do Skype é o compartilhamento de tela, que permite a todos os envolvidos na videoconferência visualizar a tela de um dos dispositivos.
Leia também: Como fazer uma reunião de trabalho para minimizar erros.
The Pomodoro Tracker
Quem trabalha em home office com certeza, em algum momento, vai enfrentar dificuldade para gerenciar o tempo, principalmente no início. Quando ocorre uma quebra de rotina ao trocar o trabalho tradicional pelo home office, não nos acostumamos de imediato. Por estarmos em casa, muitas vezes somos interrompidos por familiares, em especial pelos nossos filhos, e o foco da atenção acaba sendo desviado.
A técnica pomodoro funciona da seguinte forma: usa-se um cronômetro para controlar a execução das tarefas, que devem ser dividas em blocos de 25 minutos. Isso não significa que você tem 25 minutos para fazer, mas sim que a cada 25 minutos precisa fazer um repouso de 5 minutos. Assim que acabar esse tempo, retorne imediatamente para a tarefa. Quando esse ciclo for feito 4 vezes, o tempo de pausa é maior: 25 minutos.
Hangouts Meet
O Hangouts Meet é uma aplicação da Google que funciona como uma plataforma de mensagens organizada em torno de grupos. Dessa forma, a ferramenta é ideal para os gestores, por exemplo, fazerem uma reunião remota com seus colaboradores e alinhar processos. O Hangouts Meet tem algumas funcionalidades bem semelhantes às do Skype.
O diferencial é que o aplicativo pode ser atrelado aos diversos recursos disponibilizados pelo G Suite, um serviço que permite que vários produtos Google sejam personalizados conforme as preferências do usuário. Sabemos que a Google é referência em inovação, não é verdade? O Hangouts Meet conta com um bot integrado ao Google Agenda, ou seja, que permite automatizar a tarefa de agendamento, trazendo assim um ganho de produtividade.
CamScanner
Como estamos mais acostumados a trabalhar fora de casa, contando com os recursos tecnológicos que a empresa fornece, hoje em dia é difícil ter impressora ou scanner em casa. E quando o home office demanda que um arquivo seja digitalizado, como fica a situação?
É muito comum tirar fotos de documentos e fazer o envio por e-mail. Porém, com esse método as fotos não ficam tão adequadas para fins profissionais. Por isso, para evitar esse problema, você pode instalar o app CamScanner no seu smartphone, que escaneia fotos e documentos. O mais interesse dessa ferramenta é que ela permite salvar em PDF os arquivos.
Microsoft Teams
O Microsoft Teams é um recurso disponibilizado pela Microsoft, que também funciona para a conversa entre funcionários. Ele é totalmente integrado com os aplicativos Office, e pode ser usado tanto na sua versão desktop como pelo smartphone. O acesso às informações é seguro, e o aplicativo pode ser acessado em qualquer lugar. Um ponto de extrema relevância, principalmente para os gestores, é que essa ferramenta pode ser usada para realizar treinamentos com o time.
Assim, é possível fazer a gestão à distância, alinhando os processos e estimulando o desenvolvimento do quadro de colaboradores. É possível criar salas online, compartilhar arquivos e acompanhar os funcionários, com a segurança proporcionada pela tecnologia de cloud computing.
Para saber mais dicas sobre como manter um home office produtivo, acesse nosso site!
