No início das operações de vendas, os profissionais da área mediam análises financeiras, conduziam relatórios e faziam previsões de vendas. Principalmente, eles eram analistas de problemas. Hoje em dia, eles fazem tudo isso e muito mais.
Os modernos profissionais de operações de vendas desempenham um papel vital no sucesso de uma organização, estando à frente dos problemas e permitindo que sua equipe se concentre nas vendas.
Quando implementadas com o treinamento estratégico, ferramentas e técnicas de engajamento, as Sales Ops, ou operações de vendas, podem ajudar as equipes de vendas a se tornarem mais produtivas e eficientes e ter um impacto positivo no desempenho dos resultados financeiros.
Neste artigo, informaremos tudo o que você precisa saber para implementar uma equipe de Sales Ops que impulsione a receita da sua empresa. Acompanhe a leitura e saiba mais!
O que é Sales Ops?
São operações de vendas que descrevem as funções e atividades nas organizações que mantêm as equipes de vendas eficientes, já que lidam principalmente com tarefas administrativas e técnicas que, de certa forma, sobrecarregam os vendedores.
Uma equipe de operações de vendas também otimiza os processos para melhorar a produtividade das vendas e dar aos representantes mais tempo para interagir com os clientes.
Assim como uma equipe de operações da cadeia de suprimentos organiza o movimento de mercadorias do ponto A ao ponto B, uma equipe de operações de vendas trabalha nos bastidores para garantir que as várias partes de uma equipe de vendas se movam suavemente como uma só.
Isso inclui tudo, desde a implementação da tecnologia-chave de vendas até a administração de compensação. Essencialmente, as operações de vendas tornam uma equipe de vendas operacional.
Qual é a importância do Sales Ops em uma empresa?
Desde o tratamento de funções técnicas até o desenvolvimento de estratégias de vendas, o trabalho de uma equipe de operações de vendas é ajudar a equipe a funcionar com mais eficiência.
Ao assumir a maior parte das tarefas administrativas, uma equipe de operações permite que os representantes se concentrem em atividades geradoras de receita e os gerentes de vendas se concentrem em treinar e apoiar suas equipes.
Os vendedores recebem o suporte total de seus gerentes enquanto a equipe de operações de vendas gera insights baseados em dados, projeta planos de estratégia e garante que todos os sistemas necessários estejam em funcionamento. As operações de vendas liberam largura de banda para os vendedores usarem esses recursos para melhorar seu desempenho.
Como implementar uma estratégia de Sales Ops?
As equipes de operações de vendas modernas melhoram o desempenho das vendas, acelerando o ciclo e permitindo que os representantes fechem negócios com mais rapidez. O sucesso depende da capacidade da equipe de operações de vendas de otimizar continuamente esse processo.
Para fazer isso, construa sua estratégia de operações de vendas alinhando as principais iniciativas a:
- Melhorar o fluxo de trabalho e relatórios de precisão;
- Automatizar todas as tarefas de venda ou não venda possíveis;
- Alinhando, avaliando e integrando todas as ferramentas da pilha de tecnologia;
- Criação de planos de desenvolvimento, compensação e incentivo;
- Supervisionar a otimização e implementação do processo de vendas;
Exatamente quais iniciativas você implementa variam conforme a maturidade de sua empresa e equipe. Por exemplo, uma equipe de operações de vendas recém-implementada deve começar a abordar essas metas auditando o estado de seu CRM, entregando integrações importantes, criando alinhamento com o marketing e desenvolvendo uma estratégia de previsão.
Uma equipe de operações de vendas mais madura deve se concentrar na otimização, e não na implementação. Isso significa reavaliar os processos e ferramentas atuais para ver onde os ajustes podem ser feitos, seja dando uma nova cara aos seus painéis de CRM ou ajustando os planos de compensação com base nas equipes em crescimento.
Principais métricas de KPI´s
Para medir o sucesso das operações de vendas, as organizações precisam desenvolver métricas claras. Embora números específicos variem de empresa para empresa, as operações de vendas devem se concentrar em alguns elementos-chave para medir o sucesso. As maiores métricas para operações de vendas podem ser colocadas em duas categorias: desempenho e eficiência.
As principais métricas de desempenho incluem:
- Taxa de realização da cota de vendas: a porcentagem de vendedores que atingiram totalmente sua cota durante um período definido.
- Taxa de ganhos: a quantidade de negócios ganhos em comparação com o número total de negócios que foram ganhos e perdidos.
- Tamanho do negócio: o valor médio dos tamanhos do negócio que os vendedores gerenciam a qualquer momento.
- Valor do pipeline: O valor estimado do pipeline em um determinado tempo no processo (as operações de vendas também podem usar isso para fazer previsões de lucros / perdas).
- Precisão da previsão: as taxas de erro das previsões previstas em relação aos resultados reais
As principais métricas de eficiência incluem:
- Duração do ciclo de vendas: o tempo médio que os vendedores levam para fechar.
- Tempo de venda: o tempo real que os vendedores estão “no campo” vendendo em comparação com outras funções, como reuniões, treinamento e tarefas administrativas.
- Tempo de resposta do lead: o tempo que leva para responder positivamente aos argumentos de venda ou apelos à ação.
- Reuniões de prospecção: o número de reuniões que cada vendedor organiza em um determinado período em comparação com a atividade de prospecção para esse vendedor.
- Eficiência da pipeline: com que eficácia os vendedores gerenciam suas pipelines individuais.
Depois de determinar seus KPI ‘s, analise seu desempenho trimestralmente, no mínimo. As equipes de operações de vendas têm o benefício adicional de possuir os sistemas de registro onde muitos desses dados estarão.
Portanto, você deve construir painéis de fácil acesso com sistemas de business intelligence e CRM para referência ao longo do trimestre, para que possa otimizar suas estratégias de acordo.
Principais ferramentas de operações de vendas
Os líderes de operações de vendas geralmente utilizam uma pilha de tecnologia que inclui algumas ou todas as seguintes ferramentas:
- Plataforma de capacitação de vendas
- Plataforma de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)
- Serviços de business intelligence
- Software para análise de dados
- Ferramentas de comunicação
- Sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS)
- Automação de e-mail
- Software para gerenciamento de desempenho
- Gestão do ciclo de vida do contrato
O ideal é que cada elemento de sua pilha de tecnologia se comunique entre si ou, no mínimo, com seu CRM.
Para garantir que os vendedores possam navegar rapidamente entre as ferramentas essenciais em seu fluxo de trabalho, as equipes de operações de vendas devem priorizar a implantação de integrações entre plataformas.
Quais são as melhores práticas para melhorar as operações de vendas?
Como a maioria dos sistemas, as práticas de operações de vendas variam de organização para organização. O que funciona para uma empresa nem sempre funciona para outra.
A cultura, o tamanho, o mercado e a maturidade de uma empresa afetam o modo como as operações de vendas funcionam dentro de uma organização. Não importa onde sua empresa se encontra, aqui estão algumas das melhores práticas para operações de vendas.
Estabeleça um estatuto de operações de vendas
Os líderes de operações de vendas devem saber exatamente porque a equipe existe e como será o sucesso. Dividi-los em duas declarações simples e repetíveis dará clareza à missão e à visão das metas de operações de vendas específicas da sua organização.
As equipes podem medir seu sucesso examinando o quão rigorosamente cumprem essas declarações em uma base trimestral ou anual.
Frequentemente, as equipes documentam esses elementos em um estatuto que é então compartilhado com outras funções na empresa. Isso cria visibilidade em torno do escopo da equipe e ajuda a evitar confusão ou randomização do projeto.
Colabore na formulação da estratégia central
As operações de vendas devem trabalhar com os líderes de vendas e líderes de capacitação de vendas para formar metas com base na experiência, compreensão do mercado e experiência no território. Essa experiência, juntamente com o insight baseado em dados das operações de vendas, ajuda a criar estratégias de vendas eficazes.
Alcance um alinhamento estreito com outras equipes, mantendo sincronizações semanais de liderança. Os líderes devem vir preparados para discutir o progresso das principais iniciativas e priorizar o trabalho. Isso garantirá que sua equipe de operações de vendas se concentre em concluir os projetos mais impactantes e que as funções adjacentes tenham visibilidade de seu trabalho.
Motive a equipe para aumentar a eficiência
As operações de vendas têm a capacidade de melhorar processos, automatizar tarefas não essenciais e administrar sistemas CRM e outras ferramentas. Quando essas funções são bem administradas, isso transforma a capacidade dos representantes de trabalhar com eficiência e pode ter um impacto dramático em seus resultados financeiros.
Portanto, seja por meio de mensagens MVP trimestrais ou apresentando suas realizações em reuniões de toda a empresa, é importante reconhecer e compartilhar o sucesso de sua equipe. Quanto mais você puder apoiar e motivar sua equipe para entregar iniciativas de alta prioridade, mais você pode ajudar sua empresa a ter sucesso geral.
Integre com marketing
Quando as equipes de operações de vendas trabalham em estreita colaboração com as equipes de marketing, elas podem ajudar a desenvolver uma estrutura de funil melhor. Isso porque as equipes de marketing podem utilizar os insights baseados em dados coletados pelas operações de vendas e medir a eficácia de seus leads. Além disso, o alinhamento entre as operações protege a integridade dos dados da sua conta e o gerenciamento de leads.
Além da sincronização da liderança de vendas, você também deve se reunir regularmente com os líderes de marketing para garantir que suas plataformas estejam totalmente integradas e que suas prioridades estejam alinhadas.
Você também pode considerar hospedar o horário comercial, em que os gerentes do programa de marketing podem fazer perguntas técnicas pessoalmente, reduzindo ainda mais a confusão e o desalinhamento das cadeias de e-mail.
Operacionalize o sucesso das suas vendas
O Sales Ops pode melhorar o sucesso geral de uma organização, liberando os representantes de vendas e fornecendo-lhes os melhores recursos para vender.
Quando implantado com estratégias eficazes de capacitação, treinamento e engajamento de vendas, as equipes de operações de vendas dão aos vendedores o impulso de que precisam para ficar à frente dos concorrentes e engajar os compradores modernos.
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